Nota de consignação: como documentar a operação
Veja como documentar a mercadoria deixada com terceiro, a venda efetiva e o retorno do que não foi vendido.
Você deixou mercadorias em uma loja parceira, representante ou outro estabelecimento e agora precisa saber qual documento emitir. A dúvida costuma aparecer quando a mercadoria sai fisicamente, mas a venda ao consumidor ainda não aconteceu.
A nota fiscal de consignação serve para documentar a remessa da mercadoria ao terceiro sem tratar essa saída como uma venda definitiva. Durante a operação, você precisa manter separadas as situações de envio, venda efetiva e retorno do que não foi vendido. Em regra operacional, isso exige documentos fiscais próprios para cada momento, mas a forma exata depende da legislação do estado, do tipo de contribuinte e da natureza da consignação.
Antes de emitir, confirme na Sefaz do estado do estabelecimento remetente e, quando houver outro estabelecimento envolvido, também na Sefaz correspondente ao destinatário. A operação pode exigir preenchimento específico de CFOP, que identifica a natureza da circulação, além de outros campos fiscais. Como essas regras podem mudar conforme a unidade federativa e o enquadramento das empresas, não copie uma configuração de outra operação sem validar o caso.
A remessa em consignação é o documento que acompanha a mercadoria quando ela deixa o seu estoque e fica sob responsabilidade de um terceiro para exposição, intermediação ou venda. Esse documento deve identificar remetente, destinatário, produtos, quantidades, valores utilizados na operação e condições de transporte. A descrição precisa permitir que a mercadoria seja reconhecida no recebimento e na eventual devolução.
No preenchimento da NF-e, o campo NCM classifica a mercadoria segundo a nomenclatura fiscal. O campo CFOP informa a natureza da circulação e deve ser escolhido conforme a operação interna ou interestadual e o papel de cada participante. CST ou CSOSN informa o tratamento tributário aplicável, conforme o regime da empresa. Esses campos não devem ser selecionados apenas pelo nome consignação: a combinação correta depende do produto, do regime tributário e da regra fiscal aplicável.
Na identificação da finalidade, o campo finNFe informa a finalidade do documento fiscal. Ele ajuda a diferenciar uma nota normal de outras finalidades previstas no layout. Já o campo refNFe referencia uma NF-e anterior quando a operação exige vínculo com um documento existente. Use essa referência somente quando ela fizer sentido para o tipo de documento e para a orientação da Sefaz.
Depois que o terceiro vender uma mercadoria, ocorre a venda efetiva. Nesse momento, o documento não deve continuar tratando todo o estoque consignado como se ainda estivesse apenas em demonstração ou guarda. A venda precisa ser registrada conforme o papel de cada participante: quem vende ao consumidor, quem remete a mercadoria e quem apenas intermedeia a operação. Essa definição interfere no emitente, no destinatário e na finalidade de cada NF-e.
O fluxo prático começa com a conferência do acordo comercial. Registre quais produtos foram enviados, quem ficará com eles, como será informada a venda e como ocorrerá a devolução. Depois, consulte a orientação da Sefaz sobre a remessa em consignação. Em seguida, prepare a NF-e com os dados das partes e dos itens, valide os campos fiscais, transmita o documento e acompanhe a autorização. Só depois organize o transporte e o arquivo XML autorizado.
Quando houver venda, compare o relatório do terceiro com a mercadoria efetivamente comercializada. Emita ou receba os documentos exigidos para formalizar essa venda, conforme a estrutura da operação. Não use a nota de remessa como substituta da nota da venda. A remessa prova que a mercadoria foi enviada para consignação; ela não prova, sozinha, que houve venda ao consumidor.
Para a mercadoria que não foi vendida, providencie o retorno ao remetente. O retorno deve permitir a baixa da consignação e a entrada física e fiscal da mercadoria no estoque de origem. Relacione os itens devolvidos com a documentação da remessa, confira quantidades e registre eventuais diferenças, avarias ou perdas. A chave de acesso identifica de forma única uma NF-e autorizada e pode ser usada para localizar o documento relacionado durante essa conferência.
Guarde o XML da NF-e e os documentos auxiliares conforme a obrigação aplicável. O XML é o arquivo digital que contém os dados estruturados da nota, enquanto o DANFE é a representação utilizada para acompanhar a circulação em situações previstas. Para entender a diferença e organizar os arquivos, consulte o guia sobre como baixar o XML e o PDF da NF-e.
Não confunda consignação mercantil com prestação de serviço. Se o terceiro apenas presta um serviço de intermediação, exposição, armazenagem ou representação, pode existir uma NFS-e para documentar esse serviço, conforme a regra municipal. A circulação da mercadoria, porém, continua exigindo análise própria. O guia para emitir nota fiscal para quem está começando ajuda a separar a documentação de mercadorias da documentação de serviços.
Também não presuma que o documento correto será uma NFC-e ou uma NFS-e. A NF-e costuma ser usada para documentar circulação de mercadorias entre contribuintes, mas a autorização e a aplicação dependem do caso. A NFC-e atende operações destinadas ao consumidor em contextos próprios, enquanto a NFS-e documenta serviços. Consulte a Sefaz estadual para mercadorias e a prefeitura para serviços.
Se você é MEI, verifique se o seu cadastro permite emitir o documento exigido nessa operação e se há restrição para vender ou remeter mercadorias a determinado destinatário. O fato de conseguir emitir uma nota em uma situação não significa que todos os tipos de operação estarão disponíveis. Veja também as causas comuns de bloqueio no artigo sobre MEI que não consegue emitir nota fiscal.
A maior falha na consignação é tratar a mercadoria enviada como venda concluída. Outra falha é manter o estoque físico separado do estoque registrado, sem conciliar o que foi vendido, devolvido, perdido ou ainda está com o terceiro. Para evitar problemas, mantenha um controle por item, documento, destinatário e situação da mercadoria. Se houver operação interestadual, substituição tributária, industrialização, importação, transferência entre estabelecimentos ou regime especial, peça validação de um contador antes da emissão.
A sequência pode ser resumida assim: documente a remessa, acompanhe a mercadoria que permaneceu com o terceiro, formalize a venda efetiva, documente o retorno do que não foi vendido e concilie os registros fiscais com o estoque. Os nomes e códigos dos campos são estáveis no layout, mas a regra para preenchê-los não é universal. Por isso, use o portal oficial da Sefaz e a orientação da prefeitura quando houver serviço envolvido, sempre conferindo a versão vigente da regra antes de transmitir a NF-e.
Como organizar o controle da mercadoria fora do seu estoque
A documentação fiscal só funciona bem quando acompanha um controle físico e comercial confiável. Crie um registro interno para cada remessa, associando a chave de acesso da NF-e aos produtos, ao destinatário, à data do envio e à situação de cada item. Como não há fatos verificados para indicar um prazo universal de retorno ou prestação de contas, estabeleça no contrato e no controle interno a forma de acompanhamento e confirme se existe exigência específica na Sefaz.
Separe as mercadorias por situação: ainda disponíveis com o terceiro, vendidas, devolvidas, avariadas ou faltantes. Essa separação evita que uma nova venda seja registrada sobre um item que já foi comercializado. Ela também facilita a conferência quando o parceiro envia um relatório de vendas ou solicita a devolução.
O inventário precisa conversar com o XML autorizado. Confira descrição, NCM, unidade comercial, quantidade e valor de cada item. Se houver divergência, não corrija apenas a planilha: identifique qual documento fiscal precisa ser ajustado ou complementado conforme a orientação oficial. Uma rotina de conciliação frequente reduz o risco de manter mercadoria consignada indefinidamente sem saber onde ela está.
O que conferir antes de transmitir o documento
Antes da autorização, revise os dados cadastrais do emitente e do destinatário, incluindo razão social, inscrição estadual quando aplicável e endereço. Depois, confira se os itens descritos correspondem ao que realmente será transportado. Uma descrição genérica pode dificultar a conferência do retorno e criar divergência entre o documento e a mercadoria.
Na parte fiscal, valide NCM, CFOP, CST ou CSOSN, unidade, quantidade e tratamento tributário. O NCM classifica o produto; o CFOP descreve a natureza da circulação; e CST ou CSOSN registra o enquadramento tributário usado na nota. A combinação não deve ser escolhida com base apenas em exemplos encontrados na internet, porque a regra pode depender do estado, do regime do emitente e do produto.
Confira também a finalidade indicada pelo campo finNFe, a existência de documento referenciado por refNFe quando necessária e o transporte. Após a autorização, salve o XML e registre a chave de acesso no controle da consignação. Se a Sefaz rejeitar a nota, leia a mensagem retornada e corrija a causa indicada, sem alterar a operação para contornar uma validação fiscal.
Quando o terceiro também participa da venda
A consignação pode envolver uma loja que compra e revende, um representante que intermedeia ou um estabelecimento que apenas mantém produtos disponíveis. Esses papéis não são equivalentes. Antes de emitir, defina quem será o responsável pela venda ao consumidor, quem receberá a receita e quem assumirá a obrigação de informar os itens vendidos.
A definição contratual ajuda, mas não substitui a análise fiscal. O documento da remessa deve refletir a finalidade real do envio, e o documento da venda deve identificar a operação que de fato ocorreu. Se o terceiro vender em nome próprio, a documentação pode seguir uma estrutura diferente daquela usada quando ele apenas intermedeia a venda. A emissão também pode variar conforme os estabelecimentos estejam no mesmo estado ou em unidades federativas diferentes.
Quando houver comissão, intermediação ou outro serviço, avalie a emissão de documento municipal pelo prestador. A NFS-e documenta o serviço, não a circulação da mercadoria. Para confirmar a obrigação municipal, consulte a prefeitura do prestador e, se houver dúvida sobre a divisão das responsabilidades, leve contrato, fluxo da mercadoria e modelos de nota ao contador.
Como tratar diferenças no retorno dos produtos
O retorno deve ser conferido contra a remessa original, mas a quantidade pode não ser a única informação relevante. Verifique se o produto voltou com a mesma identificação, unidade, embalagem e condição de uso. Avaria, perda, troca de item ou divergência de quantidade pode exigir tratamento documental diferente do retorno simples.
Não altere manualmente uma NF-e já autorizada para fazer o documento parecer compatível com o estoque. Se houver erro de preenchimento, consulte a possibilidade de cancelamento, carta de correção ou emissão de documento relacionado, conforme o tipo de erro e a regra da Sefaz. Cada alternativa possui limites próprios, e a disponibilidade pode depender do estado e da situação da nota.
Registre no controle interno a relação entre a remessa, a venda e o retorno. O campo refNFe pode ajudar a vincular documentos quando a estrutura fiscal exigir referência a uma NF-e anterior. A chave de acesso também facilita a localização do XML. Em caso de perda, furto, descarte ou destruição, não trate o evento como devolução comum: reúna a documentação do ocorrido e peça orientação profissional.
Quando a operação exige análise contábil
A consignação merece avaliação de um contador quando envolve circulação entre estados, produtos sujeitos a tratamento tributário específico, substituição tributária, importação, industrialização, regimes especiais ou participantes com enquadramentos diferentes. Também é prudente buscar orientação quando a empresa é optante por regime simplificado ou quando o terceiro não possui inscrição compatível com a operação.
Leve ao profissional o contrato de consignação, a descrição do fluxo físico, os dados dos participantes, o relatório de vendas e a orientação obtida no portal oficial. O contador poderá verificar se a emissão deve ocorrer pelo estabelecimento correto, quais campos precisam ser preenchidos e como a operação será refletida na escrituração.
Quando a dúvida envolver autorização, rejeição ou regra de circulação, consulte a Sefaz responsável pela NF-e. Quando envolver serviço de intermediação, consulte também a prefeitura competente. O portal oficial deve ser a referência para a regra vigente; materiais genéricos podem explicar o conceito, mas não substituem a validação do caso concreto.
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