Certificado digital vencido: o que para e como renovar
Certificado digital tem data para acabar, e ela costuma ser lembrada no pior momento: na hora de emitir uma nota urgente ou de transmitir uma obrigação no último dia. Entenda o que trava, o que continua valendo e como renovar sem interromper a operação.
Um dia o emissor de notas simplesmente recusa a transmissão. A mensagem fala em certificado inválido, expirado ou não encontrado. É sexta-feira, o cliente espera a nota para pagar, e você descobre que o certificado venceu ontem.
Essa cena é muito comum, porque o certificado digital é instalado uma vez e esquecido. Ele funciona em silêncio por um ou mais anos até parar de funcionar de uma vez, sem período de tolerância.
Este guia mostra o que deixa de funcionar quando o certificado vence, o que não é afetado, como funciona a renovação e como evitar que isso aconteça de novo.
Quanto tempo dura um certificado digital
Os certificados mais usados por empresas são do tipo A1 e A3, emitidos dentro da ICP-Brasil, a infraestrutura oficial de certificação.
O A1 é um arquivo instalado no computador ou enviado ao sistema emissor. Tem validade de um ano. Por ser um arquivo, é prático para emissores online e integrações, mas exige cuidado com cópias e senha.
O A3 fica guardado num token USB, num cartão com leitora ou, cada vez mais, na nuvem. A validade é maior, geralmente de um a três anos, conforme o produto contratado. O certificado em nuvem tem funcionamento próprio, explicado em certificado digital na nuvem: como funciona.
A data de vencimento aparece no próprio certificado. No Windows, ela pode ser vista nas propriedades do certificado instalado; no token, pelo programa do fabricante; e quase todo emissor de notas mostra a validade na tela de configuração. Anote essa data hoje mesmo.
O que para de funcionar quando o certificado vence
O certificado vencido não assina mais nada. Tudo o que depende da assinatura digital da empresa deixa de funcionar imediatamente.
A emissão de NF-e e NFC-e é o impacto mais visível: a Sefaz rejeita a nota assinada com certificado vencido. Não há contingência que resolva, porque o problema não é o sistema da Sefaz, é a assinatura. Contingência serve para quando a Sefaz cai, como explica o guia de NF em contingência.
Na NFS-e, depende do município e do emissor. Alguns portais municipais e integrações exigem certificado; outros permitem acesso por login e senha ou pela conta gov.br. O Emissor Nacional, por exemplo, pode ser acessado pelo gov.br em vários casos. Veja quando o certificado digital é obrigatório para emitir nota.
Também são afetados os envios de obrigações que exigem certificado, como transmissões do eSocial, da DCTFWeb e do SPED feitas pela empresa, e o acesso a sistemas da Receita Federal que dependem dele. Se o contador transmite as obrigações com o certificado dele, por meio de procuração eletrônica, essas transmissões continuam, conforme o guia de procuração eletrônica.
O que continua valendo
As notas fiscais emitidas antes do vencimento continuam válidas. A assinatura é verificada considerando a data em que foi feita, e o certificado era válido naquele momento. Não é preciso reemitir nada nem avisar clientes.
Os arquivos XML guardados também continuam válidos como documento fiscal e devem ser mantidos pelo prazo legal. O guia de por quanto tempo guardar as notas fiscais explica os prazos.
Contratos e documentos assinados digitalmente antes do vencimento também mantêm a validade da assinatura.
O que não continua é a possibilidade de cancelar ou corrigir uma NF-e com o certificado antigo. Cancelamento, carta de correção e inutilização de numeração são eventos assinados, e por isso também exigem certificado válido. Se você precisar cancelar uma nota recente, faça isso antes do vencimento ou depois de instalar o novo certificado.
Como renovar e não ser pego de surpresa
O melhor momento para renovar é de 30 a 15 dias antes do vencimento. Enquanto o certificado está válido, muitas autoridades certificadoras permitem a renovação online, usando o próprio certificado atual para confirmar a identidade, o que é mais rápido. Depois de vencido, é preciso emitir um certificado novo, com validação de identidade presencial ou por videoconferência, o que pode levar mais tempo.
Ao receber o novo certificado, instale-o em todos os lugares onde o antigo era usado: emissor de notas, sistema de gestão, programas de folha e qualquer integração que envie notas automaticamente. No A1, isso significa enviar o novo arquivo e a nova senha; no A3, normalmente basta conectar o novo token ou atualizar o cadastro na nuvem. Faça uma nota de teste ou uma emissão real de baixo valor para confirmar que tudo funciona.
Na hora de renovar, revise também se o tipo de certificado ainda é o certo para a sua operação. O guia de e-CPF ou e-CNPJ: qual certificado sua operação pede ajuda nessa escolha, e o de MEI precisa de certificado digital mostra quando o MEI pode dispensá-lo.
Por fim, crie dois alertas no calendário, um 30 dias e outro 10 dias antes do vencimento, e coloque a data num lugar que outra pessoa da empresa também veja. Certificado vencido é um problema totalmente previsível, e por isso um dos mais fáceis de evitar.
