Consultar, validar e corrigir nota fiscal: o guia completo
Depois de emitida, a nota passa por poucas situações: você precisa conferir se ela é válida, achá-la de novo, corrigir um dado, cancelar ou lidar com uma recusa. Para cada uma, este guia dá a resposta curta e o artigo que explica o passo a passo. Na dúvida sobre a situação de uma nota, comece pela consulta da chave de acesso.
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O que fazer em cada situação
| Situação | Caminho | Prazo |
|---|---|---|
| Erro de dado que não muda valor, imposto nem partes | Carta de correção (NF-e) | Enquanto a nota não for cancelada |
| Erro de valor, imposto, quantidade ou destinatário | Cancelar e emitir outra, ou nota complementar | Cancelamento dentro do prazo da SEFAZ ou da prefeitura |
| Número de NF-e que ficou sem uso | Inutilização | Até o dia 10 do mês seguinte |
| Nota recusada na transmissão | Corrigir a causa e reenviar | Sem prazo: a nota rejeitada não existe para o fisco |
| Precisa da nota de novo | Baixar o XML ou gerar o DANFE pela chave | Guarde o XML pelo prazo legal |
Prazos de cancelamento variam por estado (NF-e) e por município (NFS-e). Confirme no portal do seu caso.
Validar e consultar uma nota
Uma nota é válida quando está autorizada na SEFAZ (NF-e) ou na prefeitura ou Emissor Nacional (NFS-e). A chave de acesso é o caminho: confira o formato dela e consulte no portal oficial, que mostra se a nota foi autorizada, cancelada ou denegada.
Reimprimir e baixar a nota
A nota de verdade é o XML autorizado. O DANFE (NF-e) e o DANFSe (NFS-e) são representações impressas que podem ser geradas de novo a qualquer momento a partir do XML ou da chave de acesso.
Corrigir dados da nota
Na NF-e, a carta de correção resolve erros que não mudam valores, impostos, quantidades nem quem vende e quem compra. Fora disso, o caminho é cancelar e emitir de novo, ou emitir nota complementar quando faltou valor.
Cancelar e inutilizar
Cancelar desfaz uma nota autorizada, dentro do prazo da SEFAZ ou da prefeitura. Inutilizar avisa à SEFAZ que um número de NF-e nunca será usado, para não deixar buraco na sequência. NFS-e não tem inutilização.
Nota rejeitada ou denegada
Rejeição é recusa por erro de preenchimento: corrija e reenvie com o mesmo número. Denegação é uso negado por irregularidade cadastral: o número fica consumido. O código do retorno diz qual é o caso.
Perguntas frequentes
Como saber se uma nota fiscal é verdadeira?
Consulte a chave de acesso no portal oficial: o da NF-e para nota de produto e o da NFS-e Nacional ou da prefeitura para nota de serviço. Se a nota aparecer como autorizada e os dados baterem com o documento que você recebeu, ela é válida.
Posso corrigir o valor de uma nota já emitida?
Não pela carta de correção. Para valor menor que o devido, emita nota complementar. Para valor errado de outra forma, cancele dentro do prazo e emita outra.
Perdi a nota. Como recupero?
Com a chave de acesso, dá para consultar no portal oficial e gerar o DANFE de novo. Sem a chave, peça o XML ao emissor da nota ou procure no sistema que você usou para emitir.