CNPJ alfanumérico: o que muda para empresas e notas fiscais

O CNPJ continua com 14 posições. A diferença está no conteúdo. As oito primeiras posições, que identificam a empresa, e as quatro seguintes, que identificam o estabelecimento, como matriz e filiais, passam a aceitar letras e números. As duas últimas posições, os dígitos verificadores, continuam sendo apenas números.

A máscara de apresentação continua a mesma, com pontos, barra e hífen, só que algumas posições podem ter letras. O cálculo dos dígitos verificadores foi adaptado para considerar as letras, conforme o método publicado pela Receita.

Os CNPJs já existentes não mudam. A sua empresa mantém o mesmo número, e não é preciso fazer nenhuma alteração cadastral. Também não haverá conversão dos números antigos. Os dois formatos passam a conviver.

O CPF não muda. A alteração é exclusiva do CNPJ.

A nota fiscal eletrônica, a NFS-e e os demais documentos fiscais têm campos para o CNPJ do emitente e do destinatário. Os leiautes desses documentos foram adaptados para aceitar o novo formato, e os emissores precisam estar atualizados.

Na prática, isso afeta você de duas formas. Se você abriu a empresa recentemente e recebeu um CNPJ com letras, o emissor de notas precisa aceitar o seu próprio número. E, mesmo que o seu CNPJ seja antigo, você vai cada vez mais ter clientes e fornecedores com CNPJ alfanumérico, e o emissor precisa aceitar esses números no campo do tomador ou do destinatário.

O Emissor Nacional da NFS-e e os portais oficiais foram preparados para a mudança. Emissores privados e sistemas de gestão dependem da atualização de cada fornecedor. Se você usa um emissor próprio ou contratado, confirme com o fornecedor que o novo formato é aceito. O guia de emissor de NFS-e: qual opção escolher ajuda a avaliar as alternativas.

A chave de acesso da NF-e, que contém o CNPJ do emitente, também foi adaptada. O guia sobre a chave de acesso explica a composição desse número.

Muitos sistemas foram criados assumindo que o CNPJ só tem números. Isso aparece em lugares inesperados.

Campos de formulário que só aceitam dígitos rejeitam o novo CNPJ. Validações que calculam o dígito verificador pelo método antigo dão erro. Bancos de dados que guardam o CNPJ como número, e não como texto, não conseguem armazenar as letras. Planilhas podem formatar o CNPJ como número e perder os zeros à esquerda, um problema antigo que agora se soma às letras.

Integrações com bancos, boletos, plataformas de pagamento, marketplaces e sistemas de contabilidade também precisam estar atualizadas.

Se você tem um site com cadastro de clientes empresariais, uma loja virtual que emite nota ou um sistema próprio, peça ao responsável técnico para revisar esses pontos. Para empresas que desenvolvem software, a recomendação da Receita é tratar o CNPJ sempre como texto e usar a nova rotina de cálculo dos dígitos verificadores.

Confirme com o fornecedor do seu emissor de notas que o sistema aceita CNPJ alfanumérico tanto no emitente quanto no destinatário. Faça um teste em ambiente de homologação, se o emissor oferecer, conforme o guia de homologação de NF-e.

Verifique o sistema de gestão, a contabilidade e o banco. Pergunte especificamente sobre cadastro de clientes, emissão de boletos e conciliação.

Revise formulários do seu site, planilhas de controle e integrações próprias. Formate as colunas de CNPJ como texto nas planilhas. O guia de como controlar notas emitidas em uma planilha simples pode ser adaptado.

Se você vai abrir uma empresa agora, saiba que o novo CNPJ funciona normalmente em todos os órgãos oficiais. O guia de abrir empresa para prestar serviço mostra as decisões do início. E, se precisar conferir os dados de um cliente ou fornecedor, o guia de como consultar a situação do CNPJ mostra onde fazer a consulta.