Data de competência na NFS-e: o que é e o que informar

A data de competência corresponde ao momento do fato gerador do imposto, ou seja, quando o serviço foi efetivamente prestado ou concluído. Em serviços contínuos, como uma mensalidade, a competência é o mês a que o serviço se refere.

A data de emissão é simplesmente o dia em que a nota foi gerada no sistema.

Na maioria das vezes, as duas coincidem: você presta o serviço e emite a nota no mesmo mês. Mas é comum que se separem, por exemplo, quando o serviço termina no último dia útil do mês e a nota só é emitida no início do mês seguinte, ou quando o cliente pede a nota com atraso.

O Emissor Nacional da NFS-e e a maioria dos emissores municipais têm um campo próprio para a competência. No padrão nacional, o campo é obrigatório. Veja como usar o sistema no guia do Emissor Nacional da NFS-e.

O ISS é apurado por competência. O imposto de uma nota com competência de setembro é devido na guia de setembro, mesmo que a nota tenha sido emitida em outubro. Se a guia de setembro já foi paga sem essa nota, haverá diferença a recolher, possivelmente com multa e juros.

No Simples Nacional, a empresa escolhe no início do ano se apura a receita pelo regime de competência ou pelo regime de caixa. No regime de competência, a receita entra no mês em que o serviço foi prestado. No regime de caixa, entra no mês em que o dinheiro foi recebido. Se a sua empresa usa o regime de competência, a data informada na nota precisa bater com o mês em que você declara a receita no PGDAS. O guia de Simples Nacional e nota fiscal explica a apuração.

Para o MEI, a regra prática é registrar a receita no mês correto no relatório mensal de receitas, como mostra o guia do relatório mensal de receitas do MEI.

Errar a competência pode fazer com que a receita apareça num mês em que não foi declarada, o que é um dos cruzamentos que a fiscalização faz entre as notas e as declarações.

Serviço concluído no fim do mês, nota emitida no começo do mês seguinte: informe na competência o mês em que o serviço foi prestado. Assim, o imposto fica no mês correto. Se a guia daquele mês já foi gerada, pode ser necessário retificar a apuração.

Serviço contínuo, como manutenção mensal ou assessoria: a competência é o mês de referência do serviço. Uma mensalidade de outubro emitida em 1º de novembro tem competência de outubro. Coloque também o período na descrição, como explica o guia de como descrever o serviço na nota fiscal.

Pagamento adiantado antes de prestar o serviço: aqui a dúvida é se a nota deve sair no recebimento ou na prestação. O tema é tratado no guia emitir a nota antes ou depois de receber. Em qualquer caso, a competência deve corresponder ao período do serviço conforme a regra adotada.

Serviço longo, que atravessa meses: é comum emitir notas por etapa ou por medição, cada uma com a competência do período executado.

Os sistemas costumam permitir informar competência anterior à data de emissão, mas com limites. Alguns municípios bloqueiam competências de meses já encerrados ou cuja apuração já foi fechada. Outros permitem, mas tratam o imposto como recolhido em atraso, com multa e juros.

Por isso, a melhor prática é emitir a nota no mesmo mês em que o serviço foi prestado ou, no máximo, nos primeiros dias do mês seguinte, antes do vencimento da guia do ISS.

Emitir nota com data retroativa, simulando que ela foi emitida em outro dia, não é possível nem permitido: a data de emissão é registrada pelo sistema. O que se ajusta é a competência, dentro das regras locais. O guia sobre emitir nota fiscal com data retroativa aprofunda esse ponto.

Se você emitiu uma nota com a competência errada, verifique se o emissor permite a substituição da nota com a correção. Se não, pode ser necessário cancelar e emitir outra, dentro dos prazos do município. Consulte o contador antes de corrigir notas de meses já declarados.