Nota fiscal de transferência entre filiais: quando emitir e como
Mover mercadoria entre matriz e filiais exige nota fiscal. Veja como emitir a NF-e de transferência, quais CFOPs usar e os cuidados com ICMS e estoque.
Empresas com mais de um estabelecimento costumam mover produtos de um lugar para outro: do centro de distribuição para a loja, da matriz para a filial, de uma fábrica para o depósito. Mesmo sendo o mesmo CNPJ raiz, cada unidade é um estabelecimento distinto e, em regra, a circulação da mercadoria precisa ser acompanhada de nota fiscal.
Veja quando emitir, como preencher a NF-e de transferência, quais CFOPs são utilizados e quais cuidados tomar com ICMS e controle de estoque. As regras mudam conforme o estado e o regime tributário, então confirme os detalhes com seu contador.
Quando é preciso emitir nota de transferência
Sempre que mercadorias saírem de um estabelecimento para outro da mesma empresa, ainda que sem venda, deve haver NF-e de saída no estabelecimento remetente e a respectiva entrada no destinatário. Isso vale para transferência de produtos acabados, matéria-prima, insumos ou mercadorias para revenda.
Sem a nota, o transporte fica irregular, o estoque não bate entre as unidades e a empresa pode ser autuada. A transferência também não deve ser confundida com remessa para conserto, demonstração ou consignação, que têm natureza e CFOP próprios.
CFOP: qual usar na transferência
O CFOP identifica a natureza da operação. Para transferências, os mais usados são o 5.151 e o 6.151 (transferência de produção do estabelecimento, dentro e fora do estado) e o 5.152 e o 6.152 (transferência de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, dentro e fora do estado).
O primeiro dígito indica a origem e o destino: 5 para operações dentro do estado e 6 para operações com outros estados. Na dúvida, confirme a tabela atualizada com seu contador ou no sistema emissor.
Como preencher a NF-e de transferência
No campo de natureza da operação, informe algo como "Transferência de mercadoria". O destinatário será o CNPJ da filial (ou matriz), com a inscrição estadual correspondente. Informe os produtos com NCM, quantidade e valor, e escolha o CFOP e a tributação adequados.
Preencha também os dados de transporte: transportador, veículo e volumes, quando houver. Para o valor do item, as empresas costumam usar o custo de aquisição ou produção, mas a regra depende do estado e da situação tributária. Confirme com o contador.
ICMS na transferência: atenção às regras atuais
Durante anos, a discussão sobre incidência de ICMS em transferências entre estabelecimentos do mesmo titular foi tema de decisões judiciais, e as regras foram alteradas por lei complementar recente após julgamento do Supremo Tribunal Federal. Isso significa que o tratamento pode ser diferente do que se aplicava antigamente, inclusive com regras de crédito e de base de cálculo próprias de cada estado.
Por isso, evite replicar práticas antigas sem checar a legislação vigente. Consulte o contador e a secretaria da fazenda do seu estado para definir a tributação e o cálculo, sobretudo em transferências interestaduais.
Controle de estoque e conferência na filial
Quem recebe deve conferir a mercadoria e lançar a entrada no estoque com base no XML da nota. Se houver divergência de quantidade ou avaria, registre e comunique a origem. Mantenha os XMLs e documentos de transporte arquivados pelo prazo exigido pela legislação.
Um bom controle, com inventários periódicos e conciliação entre notas de saída e entrada, evita divergências, perdas e inconsistências em auditorias.
