Nota fiscal para assistente virtual e secretária remota
Quem presta apoio administrativo a distância costuma ter vários clientes fixos e cobrar por mês ou por hora. Veja como formalizar a atividade, emitir a NFS-e certa e organizar o faturamento recorrente.
A assistente virtual cuida de agenda, e-mails, atendimento, planilhas, cobranças, organização de documentos e outras tarefas administrativas para empresas e profissionais, tudo a distância. A secretária remota faz um trabalho parecido, muitas vezes atendendo consultórios, escritórios e pequenos negócios.
Como os clientes costumam ser empresas e profissionais liberais, a nota fiscal aparece cedo: muitos só pagam com nota, porque precisam dela para registrar a despesa. E, como o trabalho é recorrente, surgem dúvidas sobre o enquadramento, a descrição do serviço e a frequência de emissão.
Este guia mostra como formalizar a atividade, emitir a nota fiscal de serviço e organizar o faturamento de clientes mensais.
Qual nota emitir e como se formalizar
O apoio administrativo prestado a distância é um serviço, e o documento correto é a nota fiscal de serviço eletrônica, a NFS-e. Para entender a diferença entre os tipos de nota, veja o artigo sobre NF-e ou NFS-e.
Para emitir nota, o caminho mais comum é abrir um CNPJ. O MEI é a opção mais simples e barata, mas nem toda atividade de apoio administrativo está na lista de ocupações permitidas ao MEI. Antes de abrir, confira se o que você faz se encaixa, como explica o guia sobre como conferir se sua atividade pode ser MEI.
Se a atividade não puder ser MEI, a alternativa é abrir uma microempresa no Simples Nacional. Nesse caso, a alíquota pode variar conforme a relação entre a folha de pagamento, incluindo o pró-labore, e o faturamento, a chamada regra do Fator R. O artigo sobre Fator R no Simples Nacional mostra como fazer a conta.
Quem ainda está começando e atende poucos clientes pessoas físicas pode trabalhar como autônoma por um tempo, mas a falta de CNPJ costuma limitar o atendimento a empresas. O guia sobre opções de nota para quem não tem CNPJ explica as alternativas e os limites de cada uma.
Como descrever o serviço na NFS-e
A descrição precisa permitir que o cliente, e qualquer pessoa que confira a nota depois, entenda o que foi contratado. Em vez de escrever apenas assessoria, informe o tipo de serviço, o período e, quando fizer sentido, a quantidade de horas.
Um exemplo: serviços de assistência administrativa remota, com gestão de agenda, triagem de e-mails e emissão de cobranças, referentes ao período de 1 a 31 de outubro, conforme contrato. Se você cobra por hora, informe o total de horas e o valor da hora.
Escolha o código de serviço que corresponde à sua atividade no cadastro. O guia sobre como escolher o código de serviço do MEI ajuda nessa etapa, e o artigo sobre como descrever o serviço na nota fiscal traz outros exemplos.
Confira também os dados do tomador, que é o cliente que contratou o serviço. Quando o cliente é uma empresa, use o CNPJ e a razão social corretos, como mostra o guia sobre dados do tomador na NFS-e.
Clientes mensais, Pix e clientes no exterior
Boa parte das assistentes virtuais trabalha com pacotes mensais. Nesse caso, a forma mais organizada é emitir uma nota por cliente ao fim de cada mês, ou no início, se o contrato prevê pagamento antecipado. O artigo sobre uma nota por serviço ou uma nota por mês explica quando cada opção faz sentido, e o guia sobre emitir a nota antes ou depois de receber ajuda a definir o momento.
Receber por Pix não muda nada na obrigação de emitir a nota. O que define a emissão é o tipo de cliente e o seu enquadramento, e não a forma de pagamento, como explica o artigo sobre receber por Pix e nota fiscal.
Também é cada vez mais comum atender clientes de outros países, principalmente brasileiros que moram fora. A exportação de serviço tem regras próprias de ISS e de emissão, detalhadas no guia sobre como emitir nota para cliente no exterior.
Com vários clientes fixos, vale controlar as notas emitidas em uma planilha ou no próprio sistema emissor, conferindo o que foi faturado e o que foi pago. O artigo sobre como controlar notas emitidas em uma planilha simples mostra um modelo.
Onde encontrar clientes trabalhando de casa
Com o CNPJ aberto e a nota fiscal em dia, você passa a atender empresas que exigem documento fiscal, o que amplia bastante o número de clientes possíveis.
Para conseguir esses clientes, uma boa vitrine faz diferença. No Trabalho Home Office, plataforma brasileira de trabalho remoto, você pode publicar seus serviços de assistência virtual para quem procura apoio administrativo a distância e também acompanhar vagas 100% remotas na área.
Se você ainda está estruturando a carreira, o guia do Trabalho Home Office sobre como começar como assistente virtual mostra como montar os serviços, definir preços e conquistar os primeiros clientes.
Independentemente de onde o cliente chegou, a nota é sempre emitida em nome de quem contratou e pagou pelo serviço. E, para quem trabalha como freelancer em outras áreas, o artigo sobre freelancer em home office e nota fiscal traz um panorama geral.
