Fator R no Simples Nacional: como calcular e sair de 15,5% para 6%
Para várias atividades de serviço, a diferença entre o Anexo V e o Anexo III começa em 9,5 pontos percentuais. Quem decide o anexo é uma conta simples: folha dos últimos 12 meses dividida pela receita do mesmo período.
O Fator R é a divisão da folha de salários dos últimos 12 meses pela receita bruta do mesmo período. Se o resultado for igual ou maior que 28%, algumas atividades de serviço do Simples Nacional são tributadas pelo Anexo III, cuja alíquota inicial é de 6%. Se ficar abaixo de 28%, a mesma atividade vai para o Anexo V, que começa em 15,5%.
A regra está no artigo 18 da Lei Complementar 123, de 2006, e é aplicada mês a mês, na apuração do DAS pelo PGDAS-D. Ou seja, a empresa pode estar no Anexo III num mês e no Anexo V no seguinte, dependendo de como evoluem folha e faturamento.
Para quem presta serviços intelectuais, entender essa conta costuma ser a forma mais legítima de reduzir imposto. A seguir, veja o que entra na folha, um exemplo completo e os cuidados antes de mexer no pró-labore.
Quem está sujeito ao Fator R
O Fator R não vale para todas as empresas do Simples. Ele se aplica a um grupo de atividades de serviço, em geral intelectuais, técnicas ou de natureza profissional, que a lei coloca no Anexo V mas permite tributar pelo Anexo III quando a folha de salários é relevante em relação à receita.
Para saber se a sua atividade está nesse grupo, confira o CNAE da empresa e o anexo correspondente. A Resolução CGSN 140, de 2018, traz em seus anexos a relação de atividades e o enquadramento de cada uma. Na dúvida, o contador pode confirmar em poucos minutos.
MEIs não participam desse cálculo, porque pagam um valor fixo mensal pelo DAS. O Fator R passa a importar quando a empresa é ME ou EPP no Simples Nacional. Se você está nessa transição, veja o que muda na emissão com o desenquadramento do MEI.
O que entra na folha de salários
Para o Fator R, a folha de salários considera o total pago nos 12 meses anteriores ao mês de apuração a título de remuneração a pessoas físicas pelo trabalho, incluindo salários, 13º, férias e pró-labore dos sócios, somado ao FGTS e à contribuição previdenciária patronal efetivamente recolhidos.
Não entram distribuição de lucros, pagamentos a pessoas jurídicas prestadoras de serviço, aluguéis nem reembolsos de despesas. Esse é o ponto em que muitas empresas erram: o sócio que só retira lucro, sem pró-labore, derruba o Fator R para perto de zero.
A receita usada no cálculo é a receita bruta dos mesmos 12 meses, chamada de RBT12. Tanto a folha quanto a receita precisam estar corretamente informadas no PGDAS-D e, no caso da folha, também nas obrigações trabalhistas e previdenciárias, como eSocial e DCTFWeb.
Exemplo completo com números
Imagine uma empresa de consultoria que fatura R$ 12.000 por mês, com RBT12 de R$ 144.000. Para atingir 28%, a folha dos 12 meses precisa somar pelo menos R$ 40.320, o que equivale a cerca de R$ 3.360 por mês em pró-labore, se não houver empregados.
No Anexo V, na primeira faixa, o DAS seria de 15,5% sobre R$ 12.000, ou R$ 1.860 por mês. No Anexo III, também na primeira faixa, seria de 6%, ou R$ 720. A diferença mensal passa de R$ 1.100.
Do outro lado, o pró-labore gera contribuição de 11% ao INSS do sócio, cerca de R$ 370 nesse exemplo, e pode gerar imposto de renda na fonte conforme a tabela vigente. Mesmo assim, nesse cenário a economia líquida continua relevante. Os números mudam com a faixa de faturamento, por isso faça a simulação com os seus dados. O guia como calcular o imposto sobre uma nota de serviço ajuda a entender a alíquota efetiva.
Acompanhe mês a mês, não só uma vez
Como o Fator R usa sempre os 12 meses anteriores, ele muda a cada apuração. Um mês de faturamento muito alto, sem aumento de folha, pode derrubar o índice abaixo de 28%. Uma empresa nova, que ainda não tem 12 meses, usa regras proporcionais para o período de atividade.
Monte uma planilha simples com folha e receita de cada mês e calcule o índice acumulado antes de gerar o DAS. Se perceber que vai ficar abaixo do limite, converse com o contador sobre ajustar o pró-labore nos meses seguintes, sempre de forma coerente com o trabalho efetivamente prestado pelo sócio.
Também é importante que as notas emitidas estejam corretas e organizadas, porque são elas que formam a receita bruta. Veja como organizar as notas que você emite e recebe.
Cuidados antes de mexer no pró-labore
Aumentar o pró-labore apenas para atingir o Fator R é uma decisão legítima de planejamento, mas precisa ter substância: o valor deve ser efetivamente pago, com os recolhimentos em dia e coerente com a atuação do sócio na empresa.
Considere todos os efeitos: contribuição ao INSS, eventual imposto de renda, impacto no caixa e na aposentadoria futura do sócio. Em alguns casos, principalmente em faixas de faturamento mais altas, a economia pode ser menor do que parece, e o contador deve refazer a conta.
Fique atento também às mudanças da reforma tributária. O Simples Nacional continua existindo, mas a forma de cobrança do IBS e da CBS muda nos próximos anos e pode afetar decisões de planejamento. Acompanhe em reforma tributária e Simples Nacional: o que muda.
