Reembolso de despesas na nota fiscal de serviço: como fazer
Você viaja para atender um cliente, paga passagem e hotel, e depois precisa ser reembolsado. Esse valor entra na nota fiscal de serviço? Se entrar, você paga imposto sobre um dinheiro que não é receita. Se não entrar, precisa de outro documento. Veja como resolver.
Consultores, técnicos, fotógrafos, palestrantes e muitos outros prestadores de serviço têm despesas para executar o trabalho: deslocamento, passagem, hospedagem, alimentação, pedágio, estacionamento, materiais. Muitas vezes, quem paga essas despesas na hora é o prestador, que depois cobra do cliente.
A dúvida aparece na hora de faturar. Se o reembolso entra na nota fiscal de serviço, ele soma ao valor tributado e você paga ISS e outros tributos sobre um valor que só passou pela sua conta. Se não entra, como justificar o recebimento?
Não existe uma regra única para todo o Brasil, porque o ISS é municipal e o tema tem interpretações diferentes. Mas há formas de organizar a cobrança que reduzem o risco e o imposto. Este guia mostra as opções.
O que é base de cálculo do ISS e onde entra a despesa
Pela Lei Complementar 116/2003, a base de cálculo do ISS é o preço do serviço. A discussão é se os valores reembolsados fazem parte desse preço.
Uma interpretação, adotada por muitas prefeituras, é que tudo o que o tomador paga ao prestador em razão do serviço compõe o preço, inclusive as despesas. Nessa visão, se o reembolso é pago ao prestador, entra na base do ISS.
Outra interpretação, com apoio em decisões judiciais, é que o simples reembolso de despesas feitas em nome e por conta do cliente, devidamente comprovadas, não é receita do prestador e, portanto, não deveria ser tributado.
Por isso, o primeiro passo é consultar a legislação do seu município e, se possível, conversar com o contador. Algumas prefeituras têm regras expressas sobre deduções e reembolsos na NFS-e; outras não aceitam nenhuma exclusão.
Além do ISS, o valor incluído na nota também entra no faturamento usado para calcular o Simples Nacional ou os tributos federais, e pode aumentar a faixa de alíquota. O guia de como calcular o imposto sobre uma nota de serviço mostra o efeito.
Opção 1: incluir as despesas no preço do serviço
A forma mais simples e com menos risco de questionamento é calcular as despesas previstas e incluí-las no preço do serviço. Em vez de cobrar R$ 3.000 de honorários mais o reembolso das despesas, você cobra R$ 3.800 pelo serviço completo, já com deslocamento e hospedagem.
Nesse modelo, tudo vai na nota fiscal e é tributado. A vantagem é a clareza: o cliente sabe o valor total de antemão, não há discussão sobre comprovantes, e a nota corresponde exatamente ao que foi recebido.
A desvantagem é o imposto sobre a parte das despesas. Por isso, ao calcular o preço, considere que essa parcela também vai pagar tributos. Se a sua alíquota efetiva é de 10%, por exemplo, R$ 800 de despesas custam a você cerca de R$ 80 em impostos, que devem estar no preço. O guia sobre como descrever o serviço na nota fiscal ajuda a deixar claro o que está incluso.
Esse modelo funciona bem quando as despesas são previsíveis, como deslocamento para um local conhecido.
Opção 2: despesas pagas direto pelo cliente ou reembolsadas à parte
A forma mais limpa de evitar tributo sobre despesas é que o próprio cliente pague diretamente. Ele compra a passagem, reserva o hotel e paga as refeições, e os documentos saem em nome dele. Muitas empresas preferem esse modelo, por controle e por razões fiscais.
Quando isso não é possível e o prestador paga e depois é reembolsado, o cuidado é documentar o reembolso separadamente do serviço. Uma prática comum é emitir uma nota de débito ou um demonstrativo de reembolso, com a lista das despesas, os valores e os comprovantes anexados, de preferência com os documentos emitidos em nome e CNPJ do cliente.
Combine isso no contrato: quais despesas serão reembolsadas, se há limite, quais comprovantes são exigidos e o prazo de pagamento. Isso dá base para tratar o valor como reembolso, e não como preço.
Atenção: a nota de débito não é documento fiscal e não substitui a nota de serviço. Ela registra o ressarcimento. O entendimento do município sobre a tributação desse valor continua valendo, por isso, consulte as regras locais e o contador antes de adotar esse modelo.
Erros comuns e como evitar
O erro mais comum é incluir o reembolso na nota fiscal sem perceber e pagar imposto sobre ele, quando poderia ter sido documentado de outra forma. O inverso também acontece: o prestador recebe valores sem nota e sem comprovante, e o dinheiro aparece na conta sem justificativa, o que pode gerar questionamento numa fiscalização.
Outro erro é cobrar como reembolso algo que, na verdade, é parte do serviço, como o seu próprio tempo de deslocamento ou o uso do seu equipamento. Esses itens são preço e devem estar na nota.
Também é importante saber se o cliente vai reter impostos na fonte. Se houver retenção de ISS ou de tributos federais, ela incide sobre o valor da nota. Incluir despesas na nota aumenta também o valor retido. Os guias de ISS retido na fonte e de IRRF na nota fiscal de serviço explicam essas retenções.
Por fim, mantenha uma pasta por cliente com contratos, notas, demonstrativos de reembolso e comprovantes. O guia de como organizar as notas que você emite e recebe mostra um jeito simples de fazer isso.
