Cliente pediu nota fiscal com valor diferente do pago: riscos

O pedido de nota menor costuma vir do próprio prestador querendo pagar menos imposto, ou do cliente querendo pagar menos ao prestador e "dividir a economia". Em qualquer caso, emitir nota com valor menor do que o recebido é declarar receita a menos.

A Lei 8.137, de 1990, trata como crime contra a ordem tributária inserir elementos inexatos ou omitir operação em documento exigido pela lei fiscal. Fora a esfera penal, a consequência mais comum é a cobrança do imposto que deixou de ser pago, com multa e juros.

Para o MEI, há um problema a mais. O limite de faturamento é calculado sobre a receita real, não sobre as notas. Se a receita verdadeira passou do limite e as notas não mostram isso, a Receita pode desenquadrar o MEI com efeito retroativo, e o imposto passa a ser cobrado pelas regras do Simples Nacional desde aquela data. Este texto explica o que acontece quando o MEI estoura o limite.

Muita gente acha que o pagamento "por fora" via Pix não aparece. Aparece. Bancos e instituições de pagamento informam à Receita a movimentação dos clientes, e as administradoras de cartão e maquininhas informam as vendas aos fiscos. Nenhum desses dados diz sozinho que houve sonegação, mas uma diferença grande e persistente entre o que entra na conta do CNPJ e o que foi declarado é o tipo de coisa que gera fiscalização.

Para o MEI que recebe na conta de pessoa física, o cruzamento pode chegar pelo CPF. Separar as contas ajuda a organizar, mas não resolve se a receita não estiver declarada. Este guia explica por que separar as contas da pessoa e da empresa.

O pedido de nota maior é muito comum em saúde. O paciente paga R$ 250 pela consulta, mas pede ao psicólogo, ao fisioterapeuta ou ao dentista uma nota de R$ 400 para receber um reembolso maior do plano. Também acontece com funcionário que pede nota inflada para prestar contas à empresa.

Aqui o prejudicado é um terceiro: a operadora do plano ou a empresa que reembolsa. Emitir um documento com valor falso para que outra pessoa receba dinheiro indevido pode ser enquadrado como participação em fraude, e conselhos profissionais tratam isso como infração ética. Operadoras fazem auditoria de reembolso, cruzam valores e às vezes ligam para o profissional confirmando.

O mesmo vale para trocar a descrição: emitir como "consulta" uma sessão que o plano não cobre, ou colocar data diferente da real para encaixar no período de cobertura. Para profissionais de saúde, o Receita Saúde torna esses recibos ainda mais rastreáveis.

A recusa funciona melhor quando é simples e sem julgamento. Algo como: "a nota sai sempre no valor que eu recebo, porque é o que vai para a minha declaração. Não consigo fazer diferente". Não precisa explicar a lei nem sugerir que o cliente está tentando algo errado.

Depois, ofereça o que é possível. Se o problema é preço, dê um desconto real e coloque na nota. O desconto incondicionado reduz a base do imposto de forma legal. Se o serviço tem partes diferentes, como equipamento e instalação, cada parte pode ir na nota certa, pelo valor certo. Se o cliente precisa de nota para reembolso, emita no valor pago, com descrição clara do serviço, que é o que a operadora aceita sem questionar.

Clientes que insistem muito nesse tipo de pedido costumam trazer outros problemas também. Às vezes, perder esse cliente é a melhor decisão.

Se você emitiu uma nota com valor diferente do real, por pedido do cliente ou por engano, corrija o quanto antes. Dependendo do prazo e do sistema da sua cidade, dá para cancelar e emitir outra, ou substituir. Este guia explica quando substituir ou cancelar a NFS-e emitida com erro. Para valores que ficaram faltando, há casos em que se usa nota complementar.

Se a diferença já entrou numa declaração, como a DASN-SIMEI do MEI, converse com um contador sobre a retificação. Corrigir por conta própria antes de qualquer fiscalização sai bem mais barato do que ser autuado depois.