Nota fiscal de serviço para condomínio: dados do tomador, ISS retido e INSS
Condomínio é um cliente com regras próprias: tem CNPJ, presta contas aos moradores e, dependendo da cidade e do serviço, é obrigado a reter impostos da sua nota. Saber isso antes de emitir evita nota cancelada e pagamento atrasado.
Limpeza, jardinagem, manutenção de elevador, portaria, pintura de fachada, conserto de portão, desentupimento, dedetização. Condomínios contratam uma lista enorme de serviços, muitas vezes de pequenas empresas, MEIs e prestadores autônomos.
Para quem presta o serviço, é um ótimo cliente: costuma pagar em dia e contrata de forma recorrente. Mas tem exigências que pegam iniciantes de surpresa. A administradora quer nota fiscal com os dados certos, pode descontar impostos do valor combinado e devolver a nota se algo estiver errado, atrasando o pagamento.
Veja o que observar antes de emitir a NFS-e para um condomínio.
Quem é o tomador: os dados do condomínio na nota
O condomínio edilício tem CNPJ próprio, e é ele o tomador do serviço, não o síndico nem a administradora. Na NFS-e, informe a razão social exatamente como consta no CNPJ, por exemplo "Condomínio Edifício Jardim das Flores", o número do CNPJ e o endereço do condomínio.
Um erro frequente é colocar o CPF do síndico ou o CNPJ da administradora. A nota com tomador errado não serve para a prestação de contas do condomínio e normalmente é devolvida para cancelamento ou substituição. Antes da primeira nota, peça à administradora os dados cadastrais completos e o e-mail para envio.
Na descrição, seja específico: o serviço executado, o local dentro do condomínio, o período ou a data, e o número do contrato ou da ordem de serviço, se houver. Isso facilita a conferência e a aprovação pelo conselho. Os guias de dados do tomador na NFS-e e de como descrever o serviço na nota fiscal aprofundam esses campos.
Se o serviço incluir material, como numa obra ou num conserto com peças, combine antes como isso será documentado. Venda de mercadoria e prestação de serviço podem exigir documentos diferentes, conforme a atividade.
ISS retido: quando o condomínio desconta o imposto
O ISS é um imposto municipal, e a Lei Complementar 116/2003 permite que os municípios atribuam ao tomador do serviço a responsabilidade de reter e recolher o imposto. Muitas prefeituras incluem os condomínios nessa lista de responsáveis, especialmente as de cidades maiores.
Além disso, para alguns serviços a própria lei complementar define que o ISS é devido no local da prestação e que o tomador é responsável pela retenção, entre eles serviços de construção civil, demolição, reparação e reforma de edifícios, limpeza e conservação de imóveis, coleta de lixo e vigilância. Esses serviços são muito comuns em condomínios.
Quando há retenção, você emite a nota pelo valor total do serviço, marca o ISS como retido e recebe o valor líquido. O condomínio recolhe o imposto à prefeitura. Se você não marcar a retenção e o condomínio descontar mesmo assim, ou o contrário, o imposto pode ser pago em duplicidade ou ficar em aberto. O guia de ISS retido na fonte: quando marcar na NFS-e mostra como preencher.
A regra exata depende do município onde o serviço é prestado e de onde está o seu cadastro. Confirme com a administradora se o condomínio é substituto tributário e consulte a legislação do município. MEI que recolhe ISS fixo pelo DAS segue regra própria, explicada em NFS-e para MEI sem pagar ISS em duplicidade.
Retenção de INSS de 11% em limpeza, portaria e obras
Serviços prestados por cessão de mão de obra ou empreitada, aqueles em que trabalhadores do prestador ficam à disposição do contratante, como limpeza, conservação, portaria, vigilância e construção civil, estão sujeitos à retenção de 11% para o INSS. O condomínio, como contratante, é obrigado a fazer essa retenção e recolher o valor.
Nesses casos, a nota deve destacar o valor da retenção previdenciária, e o condomínio paga o valor líquido. O prestador depois compensa o valor retido nas contribuições que deve sobre a folha.
Para quem está no Simples Nacional, a retenção de 11% se aplica, em regra, às atividades tributadas pelo Anexo IV, que inclui justamente construção civil, limpeza e vigilância. Empresas do Simples em outros anexos geralmente não sofrem essa retenção.
O MEI não sofre a retenção de 11%. Mas, se um MEI for contratado por cessão de mão de obra para serviços como hidráulica, elétrica, pintura, alvenaria ou carpintaria, a lei determina que o contratante pague a contribuição patronal de 20% sobre o valor do serviço. Muitos condomínios desconhecem essa regra, por isso vale alinhar antes. Os detalhes estão em retenção de INSS na nota fiscal de serviço.
Dependendo do serviço e do regime tributário do prestador, também podem existir retenções federais, como Imposto de Renda e contribuições. Empresas do Simples, em regra, não sofrem essas retenções federais, mas devem informar o regime na nota. Veja quando cabem em IRRF na nota fiscal de serviço.
Rotina para receber em dia
Antes de começar o primeiro serviço, peça à administradora uma lista do que é exigido: dados cadastrais do condomínio, e-mail para envio de notas, prazo de pagamento após a emissão, se há retenção de ISS e de INSS e quais documentos devem acompanhar a nota.
Em contratos mensais, como limpeza ou manutenção, emita a nota sempre no mesmo dia do mês, com o período de referência na descrição. Isso combina com o calendário de pagamentos da administradora e reduz devoluções.
Anexe à nota o que for pedido: relatório de visita, fotos do serviço, laudo técnico em casos como dedetização, limpeza de caixa d'água e manutenção de equipamentos. Muitos condomínios só liberam pagamento com esses documentos, porque eles também precisam comprovar a execução para os moradores.
Por fim, confira o valor recebido. Se houve retenção, ele deve ser igual ao valor da nota menos os impostos retidos. Peça os comprovantes dos recolhimentos feitos pelo condomínio, pois é com eles que você comprova que o imposto foi pago e evita cobrança em duplicidade.
