Retenção de INSS na nota fiscal de serviço: quem retém, quanto e como destacar
Se o seu serviço é prestado mediante cessão de mão de obra ou empreitada, o cliente pode descontar 11% da nota e recolher ao INSS no seu lugar. Quem não destaca a retenção na nota costuma descobrir o problema só na hora de receber.
A retenção de INSS na nota fiscal de serviço acontece quando uma empresa contrata serviços executados mediante cessão de mão de obra ou empreitada. Nesses casos, o tomador desconta 11% do valor bruto da nota, recolhe esse valor à Previdência em nome do prestador e paga o restante. A regra está no artigo 31 da Lei 8.212, de 1991, e é detalhada pela Receita Federal na Instrução Normativa RFB 2.110, de 2022.
Serviços como limpeza, conservação, vigilância, construção civil e manutenção, quando prestados dentro das dependências do cliente ou com trabalhadores à disposição dele, são os exemplos mais comuns. O prestador deve destacar o valor retido na nota fiscal, e depois pode compensar essa retenção com as contribuições devidas sobre a própria folha.
Para empresas do Simples Nacional e para o MEI, as regras são diferentes, e é aí que acontece a maior parte das dúvidas.
Cessão de mão de obra e empreitada: o que significa
Cessão de mão de obra é quando trabalhadores do prestador ficam à disposição do cliente, nas dependências dele ou em local indicado por ele, para realizar serviços contínuos. Não importa se a subordinação é do prestador: o que caracteriza é a colocação de pessoas à disposição do contratante de forma contínua.
Empreitada é a execução de uma tarefa, obra ou serviço definido, com ou sem fornecimento de material, em local indicado pelo contratante. Reformas, instalações e serviços de construção civil são exemplos típicos.
A IN RFB 2.110/2022 lista os serviços sujeitos à retenção quando prestados nessas condições, incluindo limpeza, conservação, vigilância, segurança, construção civil, manutenção de máquinas e instalações, digitação, preparação de dados, entre outros. Serviços intelectuais prestados à distância, como consultoria, em regra não se enquadram.
Quanto é retido e como aparece na nota
A regra geral é a retenção de 11% sobre o valor bruto da nota. Em algumas situações a base pode ser reduzida, por exemplo quando o contrato discrimina o valor de materiais e equipamentos, conforme os limites previstos na norma. Empresas enquadradas na contribuição sobre a receita bruta, a chamada desoneração da folha, sofrem retenção com percentual reduzido de 3,5% enquanto essa sistemática estiver vigente.
O prestador deve destacar o valor retido na nota fiscal, com o título "retenção para a Previdência Social". Na NFS-e, há um campo específico para essa informação. Sem o destaque, o tomador pode recusar a nota ou reter do mesmo jeito, e a conciliação fica mais difícil.
O tomador, por sua vez, recolhe o valor retido e informa a operação na EFD-Reinf. É essa informação que permite ao prestador comprovar e aproveitar a retenção. Veja também como funciona a retenção de ISS em ISS retido na fonte: quem desconta da sua nota.
Simples Nacional: em regra, só o Anexo IV sofre retenção
Empresas do Simples Nacional recolhem a contribuição patronal dentro do DAS na maior parte dos anexos. Por isso, em regra, elas não sofrem a retenção de 11%. A exceção são as atividades tributadas pelo Anexo IV, como construção civil, vigilância e limpeza, que recolhem a contribuição patronal fora do DAS e, portanto, estão sujeitas à retenção quando o serviço é prestado mediante cessão de mão de obra ou empreitada.
Se a sua empresa é do Simples e não está no Anexo IV, informe isso ao tomador, de preferência com uma declaração, para evitar retenção indevida. Se a retenção for feita por engano, é possível pedir restituição ou compensação, mas o processo leva tempo.
Na dúvida sobre o anexo, confira com o contador. Entender o enquadramento também é importante para outros cálculos, como o Fator R do Simples Nacional.
E o MEI? A regra é outra
O MEI não sofre retenção de 11% de INSS na nota. Porém, a Lei Complementar 123 prevê uma situação especial: quando uma empresa contrata um MEI para serviços de hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria, carpintaria e manutenção ou reparo de veículos, a contratante fica obrigada a recolher a contribuição patronal previdenciária de 20% sobre o valor pago e a cumprir obrigações acessórias relacionadas.
Essa contribuição é um custo do tomador, não é descontada da nota do MEI. Mas, na prática, algumas empresas deixam de contratar MEIs nessas atividades justamente por causa desse custo, e é bom saber disso ao negociar.
Se você é MEI e vai emitir nota para empresa, preencha os dados do tomador corretamente e indique o serviço com precisão. Veja MEI emitindo nota para empresa: o que informar.
Como compensar ou recuperar o valor retido
A empresa que sofreu retenção pode compensar o valor com as contribuições previdenciárias devidas sobre a própria folha de pagamento, na DCTFWeb do mesmo período. Se a retenção for maior que as contribuições devidas, o saldo pode ser compensado em períodos seguintes ou restituído.
Para isso, guarde as notas com o destaque da retenção e confira se o tomador informou corretamente a operação na EFD-Reinf. Divergências entre o que você declarou e o que o tomador informou são a causa mais comum de problemas na compensação.
Antes de emitir, confira no contrato se o serviço envolve cessão de mão de obra ou empreitada, qual o regime tributário da sua empresa e se há retenções de outros tributos. Emitir certo evita cancelamentos e cartas de correção. Se precisar ajustar uma nota já emitida, veja nota fiscal complementar: para que serve e como calcular o imposto sobre uma nota de serviço.
