Recebi sinal de 50%: emito nota do adiantamento ou do valor total?

Na NFS-e, o ISS está ligado à prestação do serviço. Por isso, a prática mais comum é emitir a nota do valor total quando o serviço é prestado ou concluído, informando como data de competência o mês da prestação, mesmo que parte do dinheiro tenha entrado antes como sinal.

Exemplo ilustrativo: um designer fecha um projeto de R$ 4.000 em outubro, recebe R$ 2.000 de sinal e entrega em novembro, quando recebe o restante. Uma forma comum de fazer é emitir uma única NFS-e de R$ 4.000 com competência de novembro. Enquanto isso, o sinal fica documentado no contrato e no comprovante de pagamento.

Atenção: alguns municípios têm regras próprias e exigem a emissão quando há recebimento antecipado. Antes de adotar um padrão, confira a legislação do ISS da sua cidade ou pergunte ao seu contador. O guia data de competência na NFS-e: o que informar ajuda a preencher esse campo.

Muitas empresas só liberam pagamento mediante nota fiscal, inclusive do sinal. Nesse caso, a solução mais limpa é dividir o trabalho em etapas no contrato e emitir uma nota por etapa.

Por exemplo: etapa 1, briefing e proposta de layout, 50%; etapa 2, entrega final e ajustes, 50%. Cada nota descreve a etapa realizada e tem o valor correspondente. Assim, nenhuma nota é emitida por um serviço que ainda não existe e o total das notas fecha com o valor do contrato.

O que não se deve fazer é emitir uma nota do sinal e, no final, outra nota do valor total. Isso duplica o faturamento, faz você pagar imposto duas vezes e confunde o cliente na hora de conciliar os pagamentos. O guia como descrever o serviço na nota fiscal mostra como deixar claro a que etapa a nota se refere.

Obras, reformas, consultorias e projetos que levam meses costumam ser pagos por medição ou por marcos. A lógica é a mesma: cada nota corresponde ao que foi efetivamente executado naquele período, com a competência do mês em que a parte do serviço foi realizada.

Deixe isso claro no contrato: quais são as etapas, quanto vale cada uma e quando a nota será emitida. Um contrato bem escrito evita a discussão "cadê a nota do sinal?" e protege você se o cliente desistir no meio do caminho.

Se o cliente desistir depois de pagar o sinal e antes de qualquer execução, o tratamento depende do contrato (devolução, retenção como multa ou crédito para outro serviço). Nessas situações, converse com o contador sobre como documentar o valor retido.

Nas vendas de mercadorias, há um procedimento próprio para quando o cliente paga antes e recebe depois, como móveis sob encomenda ou produtos que ainda vão chegar ao estoque.

Nesse caso, é comum emitir primeiro uma NF-e de simples faturamento, que registra a venda e o pagamento sem movimentar a mercadoria, e depois, na entrega, uma NF-e de remessa, que acompanha o produto até o cliente. Os códigos de operação (CFOP) e o destaque do ICMS seguem regras específicas, que variam conforme o estado, então confirme com o contador ou com o seu sistema emissor. Veja também CFOP: como escolher o código certo da operação.

Para o MEI que vende produtos, as regras de emissão de NF-e e NFC-e também variam de estado para estado. O guia MEI que vende produto: qual nota emitir e onde resume as opções.

Serviço entregue de uma vez: em geral, uma nota do valor total quando o serviço é prestado, com a competência do mês da prestação. Confira se o seu município exige nota no recebimento antecipado.

Cliente exige nota do sinal: divida o contrato em etapas e emita uma nota por etapa, sem repetir valores.

Serviço longo: uma nota por medição ou marco, com a competência do período executado.

Produto pago antes da entrega: venda para entrega futura, com nota de simples faturamento e nota de remessa.

E, independentemente do caso, guarde o contrato e os comprovantes de pagamento. Eles são a sua prova se o fisco ou o cliente questionarem a data ou o valor das notas.